Doptáno
Vyzkoušet

Od Zadání k Výstupu

Co se děje mezi chvílí, kdy napíšete, co chcete zjistit, a chvílí, kdy máte na stole přepisy, shrnutí a souhrn oblasti. Ukázky jsou z vymyšlené firmy Truhlářství Dubina, kterou používá i vzorové Zadání v programu; snímky na konci jsou ze skutečného programu s vymyšlenou školou.

Vyzkoušet 60 dní zdarma Ceník

Zadání: co chcete zjistit, ne otázky

Zadání je jeden textový soubor. Popíšete v něm, co potřebujete vědět, a otázky si Analytik tvoří sám podle toho, co mu kdo odpoví. Hotové otázky by jen odříkával. Když mu řeknete, co chcete vědět, doptá se.

Začít můžete ze šablony: v programu jsou šablony Zadání pro běžné agendy (faktury, objednávky, nástup zaměstnance), návod a tlačítko, které zkopíruje pokyny pro vaše vlastní AI. Tomu řeknete, co chcete zjistit a od koho, a ono Zadání sestaví. Se Zadáním vám rádi pomůžeme i osobně, jako placenou konzultaci.

Z čeho se Zadání skládá

Cíl
Proč průzkum děláte a co s výsledkem uděláte.
Pro respondenty
Dvě tři věty, které člověk uvidí před začátkem. Píšete je vy, AI za vás nic nevymýšlí.
Kontext a co už víme
Co je to za organizaci, jaké má systémy a co víte odjinud. Na to se Analytik znovu neptá, jen si to upřesní.
Co zjistit
Jedna věc na řádek. Hvězdička znamená „tohle musí zaznít“, zbytek je zásobník.
Mantinely
Na co se neptat a čemu se vyhnout.
Jak vést rozhovor
Vykat, nebo tykat, jak jednoduše mluvit a jak dlouho to má trvat.
Jen pro Analytika
Vaše domněnky. Analytik je ověřuje, ale nikdy je nevysloví.
Ukázka: kus Zadání zadani.md 
# Cesta zakázky v Truhlářství Dubina

## Společná část

### Cíl
Majitel chce vědět, proč se zakázky zpožďují a proč se o problémech dozvídá až od zákazníků. Výsledek poslouží jako podklad pro workshop.

### Pro respondenty
Zjišťujeme, jak u nás zakázka putuje od poptávky po montáž a kde se ztrácí čas a informace. Nehodnotíme lidi, zajímá nás, jak to doopravdy chodí.

### Mantinely
- Neptat se na mzdy, odměny ani na hodnocení konkrétních kolegů.
- Neptat se na ceny a marže jednotlivých zakázek.
- Neslibovat, že se něco změní.

### Jen pro Analytika
- Domněnka: změny po podpisu smlouvy se do výroby dostávají ústně. Ptát se, kde je změna zapsaná a kdo o ní ví.

## Oblast: Příprava výroby a nákup
- Délka: 15 minut

### Co zjistit
- ★ Co dostanou od obchodu a co si musí dohledat nebo doměřit.
- ★ Jak se dozvědí o změně od zákazníka a co udělají, když už je materiál objednaný.
- Jak poznají, která verze návrhu platí.

## Oblast: Výroba a montáž
…vlastní odkaz, vlastní témata
Celé vzorové Zadání má pět oblastí a najdete ho v programu. Firma, lidé i čísla jsou vymyšlené.

Takhle ne, takhle ano

Takhle ne Takhle ano
„Jak schvalujete faktury?“ Kdy naposledy přišla faktura, kterou nikdo nechtěl schválit: u koho ležela, jak dlouho a co ji pohnulo
„Funguje předávání zakázek do výroby?“ Co přesně dostane výroba, když zákazník podepíše, a na co se pak obchodníka doptává
„Máte hodně administrativy?“ Kolik hodin týdně zabere přepisování údajů z jednoho programu do druhého a kterých údajů
„Co byste zlepšili?“ Kdyby šlo ve vlastním dni jednu věc zrušit, která by to byla a co by se stalo

Kontrola a zkouška

Než se cokoli komukoli pošle, program ukáže, jak Zadání pochopil: témata po oblastech, která z nich mají hvězdičku, co je jen pro Analytika, co uvidí respondent a co stojí za opravu. Když něco nesedí, Zadání opravíte a vložíte znovu.

Potom si rozhovor projdete sami jako respondent. Zkoušky se do výsledků nepočítají.

Po spuštění průzkumu zůstává Zadání i anonymita stejná, aby všichni odpovídali na totéž a za stejných podmínek.

Ukázka kontroly Zadání

Jak Analytik Zadání pochopil

Kontrola v Zadání nenašla nic k opravě.

Oblast: Příprava výroby a nákup

  • Co dostanou od obchodu a co si musí dohledat nebo doměřit.
  • Jak se dozvědí o změně od zákazníka a co udělají, když už je materiál objednaný.
  • Jak poznají, která verze návrhu platí.

Jen pro Analytika (respondent neuvidí)

Domněnka: změny po podpisu smlouvy se do výroby dostávají ústně.

Co respondent uvidí na úvodní stránce

Zjišťujeme, jak u nás zakázka putuje od poptávky po montáž a kde se ztrácí čas a informace.

Ukázka v HTML podle stránky kontroly v programu.

Odkaz a rozhovor

Odkaz rozešlete e-⁠mailem přímo z programu, nebo ho pošlete sami. Respondent ho otevře, přečte si, o co jde a že mluví s programem, a začne. Nic neinstaluje a nezakládá účet. Píše, nebo diktuje, zhruba 10–⁠15 minut, a otázky si může nechat přečíst nahlas. Může kdykoli skončit, přerušit a pokračovat i na jiném zařízení.

Jak Analytik rozhovor vede

Nejdřív to důležité
Projde všechna témata s hvězdičkou, potom u nich jde do hloubky a teprve nakonec bere zásobník.
Konkrétně
Chce poslední skutečný případ a odhad čísla; aby se odhadovalo snadno, nabídne rozpětí.
Nitky
Co respondent zmíní mimochodem, si poznamená a později se k tomu vrátí.
Čas
Hlídá plánovanou délku a po ní se jednou zeptá, jestli pokračovat. Respondent může skončit kdykoli.
Pokrytí hlídá program
Co už je zodpovězené, neodškrtává AI sama. Rozhovor se tak netočí v kruhu a program hlídá, co ještě nezaznělo.
Pravdivě
Nic nepředstírá, nelichotí a neskrývá, proč se ptá. Respondent ví, s kým a proč mluví.
Ukázka rozhovoru Oblast: Příprava výroby a nákup

Analytik: Dobrý den, jsem Analytik, počítačový program (AI), ne člověk. Ptám se za Truhlářství Dubina, které zjišťuje, jak u vás putuje zakázka; zabere to asi 15 minut a můžete kdykoli skončit. Čím vaše práce na zakázce začíná?

Respondent: od obchodníka dostanu návrh v pdf a kalkulaci v excelu. často tam chybí rozměry spotřebičů, tak je dohledávám

Analytik: Jak to bylo naposledy: co v podkladech chybělo?

Respondent: minulý týden kuchyň do Brna, chyběla šířka myčky. obchodník byl na dovolené a zákazník to poslal až za tři dny. do té doby nešel pustit nářezák

Analytik: Kolikrát za měsíc se stane, že v podkladech něco chybí: spíš jednou, nebo desetkrát?

Respondent: tak čtyřikrát pětkrát

Analytik: A když zákazník po podpisu něco změní, jak se o tom dozvíte?

Respondent: většinou mi zavolá obchodník. nikde to zapsané není, píšu si to do sešitu

Analytik: Hádám, že když je materiál v tu chvíli už objednaný, řeší se to zase telefonem.

Ukázka je napsaná ručně podle pravidel, kterými se Analytik řídí: jedna věc ve zprávě, konkrétní případ, odhad čísla. Firma i odpovědi jsou vymyšlené.

Rozhovor v mantinelech, které určíte

Analytik se nejdřív zeptá na všechno, co má v Zadání hvězdičku, potom jde do hloubky a nakonec bere zbytek. Kdo odejde po deseti minutách, nechá aspoň to nejdůležitější.

Vaše mantinely ze Zadání

  • na co se neptat (mzdy, marže, konkrétní kolegové)
  • jak mluvit (vykat, bez odborných výrazů)
  • jak dlouho to má trvat
  • vaše domněnky, které Analytik ověřuje, ale nikdy nevysloví

Pro každý průzkum jiné.

Pevná pravidla, platí vždy

  • na začátku řekne, že je AI, za koho se ptá a jak dlouho to potrvá
  • nikoho nehodnotí a nechce hodnocení jmenovaných kolegů
  • neptá se na citlivé osobní údaje, jako je zdraví, přesvědčení, mzda nebo soukromý život; když je respondent nabídne sám, nedoptává se
  • nic neslibuje a nelže
  • neprozradí, co je v Zadání jen pro Analytika

Platí vždy, i nad Zadáním.

  • Před odesláním program kontroluje, jestli odpověď Analytika neobsahuje doslova citovanou neveřejnou část Zadání.
  • Analytik pracuje jen se Zadáním, s tím, co mu respondent napsal, a s věcnými poznatky z dřívějších vln, které uvolníte.
  • Kontrola hlídá doslovné citace; obsah Zadání může zaznít i jinými slovy, proto do Zadání pište jen to, co by respondent klidně mohl vidět.

Výstup: každé tvrzení má zdroj

Po skončení rozhovoru se během chvíle samo vytvoří shrnutí. Má vždy stejnou stavbu: krátké shrnutí, zjištění ke každému tématu ze Zadání, čísla, nápady respondenta, co se liší od toho, co už víte, jak dopadly vaše domněnky a co zůstalo otevřené.

Když chcete, program vám o každém novém rozhovoru dá vědět e-⁠mailem, nebo jednou denně pošle souhrn. Odpovědi v e-⁠mailu nejsou, přečtete si je v programu.

I shrnutí má mantinely

  • Každé tvrzení odkazuje na odpověď, ze které pochází. Body bez odkazu a odkazy na odpovědi, které v přepisu nejsou, program nad shrnutím vypíše, ať si je ověříte; když je všechno v pořádku, napíše to.
  • Jen to, co zaznělo. Žádné domýšlení příčin a žádné rady.
  • Čísla zůstávají čísla a odhad je označený jako odhad.
  • Nehodnotí respondenta ani nikoho, o kom mluvil; citlivé osobní věci záměrně vynechává.
Ukázka shrnutí k rozhovoru výše

Všechna tvrzení odkazují na existující odpovědi.

Shrnutí

Od obchodníka dostává respondent návrh jako PDF a kalkulaci v Excelu; rozměry spotřebičů v nich často chybí a musí se dohledat [R1]. Naposledy kvůli chybějící šířce myčky stála zakázka tři dny, protože obchodník byl na dovolené [R2]. O změnách po podpisu se respondent dozvídá telefonem a zapisuje si je do vlastního sešitu [R4].

  • Čísla: chybějící údaje v podkladech čtyřikrát až pětkrát za měsíc (odhad) [R3], zdržení jedné zakázky až tři dny [R2].
  • Domněnka „změny po podpisu chodí ústně“: odpovídá, změna se nikam nezapisuje [R4].
  • — Nezaznělo: co se děje, když je materiál už objednaný.
Značky jako [R2] vedou v programu na odpověď v přepisu. Bod, který nezazněl, začíná pomlčkou a odkaz nemá. U každého rozhovoru je navíc pokrytí témat a celý přepis.

Od jednotlivých rozhovorů k souhrnu

Průzkum může mít víc oblastí, třeba jednu za oddělení, třídu nebo skupinu lidí. Každá má vlastní odkaz, vlastní respondenty a vlastní témata. Doporučujeme jít ve vlnách od vedení k detailu.

Po uzavření vlny program vytáhne z přepisů poznatky, sloučí duplicity a označí rozpory: místa, kde vedoucí a lidé u práce popisují totéž jinak. Vznikne souhrn vlny, ze kterého můžete jednotlivé poznatky vyřadit.

Do rozhovorů v dalších oblastech pak jdou jen věcné poznatky, které uvolníte: nahlas („z účtárny zaznělo, že…“), nebo jen potichu, aby Analytik věděl, kam se ptát. V dalších rozhovorech pracuje Analytik jen s uvolněnými poznatky, bez přepisů a bez toho, kdo co řekl. Z rozporů může vzniknout krátké doplňující kolo.

Vlny od vedení k detailu

  1. Vedení

    Proč průzkum děláme a co je cíl.

  2. Vedoucí

    Jak má práce probíhat.

  3. Lidé, kteří práci dělají

    Jak ji popisují ti, kdo ji dělají každý den.

Rozdíl mezi tím, co řekne vedoucí, a tím, co řekne člověk u práce, bývá to nejcennější zjištění.

Jak to vypadá v programu

Snímky ze skutečného programu s vymyšlenou školou (ZŠ Podlesí). Shrnutí a přepis na nich jsou vzorové, napsané ručně pro tuhle ukázku.

Pole Zadání v programu se začátkem textu „Jak se učí na ZŠ Podlesí“: cíl a text pro respondenty. (otevře obrázek ve větší velikosti)
Zadání se vloží jako text, nebo nahraje jako soubor. Snímek je širší než displej, posuňte ho prstem do strany.
Volba při založení průzkumu: jazyk rozhovorů a kdo odpovídá, anonymně, nebo se jménem. (otevře obrázek ve větší velikosti)
Při založení zvolíte jazyk a jestli je průzkum anonymní, nebo se jménem.
Pokrytí témat jednoho rozhovoru: u každého tématu stav zodpovězeno, částečně, nebo nezaznělo. (otevře obrázek ve větší velikosti)
U každého rozhovoru je vidět, která témata zazněla a která ne.
Stránka „Jak Analytik Zadání pochopil“: témata pro žáky a pro učitele jako štítky, ta s hvězdičkou tmavší, a dole domněnky jen pro Analytika. (otevře obrázek ve větší velikosti)
Tmavší štítky s hvězdičkou jsou témata, která musí zaznít; dole domněnky jen pro Analytika.
Shrnutí jednoho rozhovoru se žákem: krátké shrnutí a zjištění podle témat, za každým tvrzením modrá značka odpovědi jako R3. (otevře obrázek ve větší velikosti)
Shrnutí jednoho vzorového rozhovoru. Modré značky jako [R3] vedou na odpověď v přepisu.
Přepis rozhovoru: otázky Analytika a očíslované odpovědi respondenta R1 až R3. (otevře obrázek ve větší velikosti)
Pod shrnutím je celý přepis, slovo od slova.

Vyzkoušejte to na svém průzkumu

Spusťte program u sebe a zkoušku zapnete e-⁠mailem přímo v programu: 60 dní bez omezení a bez platební karty. Nechcete nic instalovat? Zřídíme vám instanci u nás.

Vyzkoušet 60 dní zdarma Instance u nás